Велика компанія – складний механізм, що складається з величезної кількості підрозділів. Тому дуже складно забезпечити їх ефективність та керованість. Донедавна єдиною можливістю організації діяльності бізнесу була бюрократія та паперова звітність. Проте час не стоїть на місці, тому в розпорядженні підприємців поступили сучасні діджитал інструменти. Звісно, на початку розвитку компанії можна обмежитися Excel чи Google Sheets. Проте у великих підприємств виникає потреба структурування бази даних. ERP-система – це ідеальне комплексне рішення для виконання цієї задачі.
ERP призначені для інтегрування всіх аспектів діяльності підприємства: виробництво, управління запасами, фінанси, постачання, логістика, трудові ресурси, комунікація з клієнтами тощо. На платформі Shelfy представлений цілий розділ з найкращими ERP-системами на ринку програмного забезпечення України. Всі дані від компаній наша команда структурує за ключовими параметрами відповідно до конкретних бізнес-задач. Звідси й пішла назва платформи – Shelfy, з англійської поличка. Тут представлені усі продукти для B2B сегменту, окрім тих, що мають будь-які зв’язки з окупантом.
Що таке ERP-система?
Отже, ERP-система – це сучасне програмне забезпечення для планування та управління ресурсами підприємства. Завдяки такому корпоративному інструменту можна налаштувати ефективне управління бізнесом на основі єдиної інформаційної системи.
Впровадження такого гнучкого та комплексного програмного забезпечення дозволяє автоматизувати та оптимізувати усі бізнес-процеси підприємства: бухгалтерський облік, управління персоналом, продажі, маркетинг, закупівлі сировини, організація логістики, контроль якості продукції тощо. Більшість сучасних ERP-систем мають зручні веб- та мобільні інтерфейси, можуть працювати з “хмари”, вільно інтегруються з популярними продуктами для бізнесу. На ринку можна обрати як масштабну інтегровану платформу для гігантського заводу, так і програмне рішення для середнього бізнесу за помірну плату.
ERP-системи призначені для автоматизації роботи різних підрозділів компанії та налагодження звітності на дашбордах для візуалізації ключових бізнес-показників. Це так званий аналог Google Analytics, який призначений не для аналізу трафіку та конверсії, а грошових потоків, товарів, персоналу тощо. Впровадження ERP дозволяє досягти автоматизації закупівель, виробництва, логістики, складського обліку, фінансів, обліку заробітної плати тощо.
Функціональні можливості ERP-систем будуть корисні для:
- Фінансистів: облік та управління грошовими потоками, генерування фінансових звітів, управління бюджетами, облік витрат тощо;
- Робітників виробництва: контроль запасів сировини, планування виробництва, автоматизація комплектації товарів та звітності;
- Менеджерів складу: відстеження запасів готової продукції, інвентаризація, розрахунок собівартості продукції, відстеження залишків, планування логістики тощо;
- HR: облік заробітної плати, управління кадровими процесами;
- Керівництву: доступ до стратегічно важливих даних про фінансовий стан бізнесу, продуктивність, прогнози розвитку тощо.
Які фактори враховувати під час вибору ERP-системи?
Вибір ERP – це важливе та складне завдання. Для того, щоб обрати програмне забезпечення, яке максимально точно відповідатиме потребам та вимогам вашого бізнесу, орієнтуйтеся на наступні практичні поради:
- Чітке визначення потреб. Варто почати з визначення функцій, яких вашій компанії не вистачає для ефективного ведення бізнесу. Це може бути виробництво, управління запасами, складський облік, логістика тощо;
- Дослідження ринку. Проаналізуйте всі можливі варіанти, доступні на ринку, які підходять вимогам вашої компанії. Дослідіть їх функціональні можливості, вартість, репутацію провайдера та відгуки реальних користувачів;
- Оцінка вартості. Важливо враховувати не тільки оплату тарифного плану, а й витрати та впровадження, технічну підтримку та інші можливі витрати. Враховуйте також майбутні потреби у разі розвитку та масштабування підприємства;
- Можливості інтеграції. Важливо, щоб обрана ERP-система підтримувала можливості інтеграції з інструментами, які ваша компанія вже використовує у своїй діяльності. Таким чином ви зможете забезпечити безперервний потік даних та оптимізувати робочі процеси;
- Пілотний проєкт. Варто почати з тестування системи у рамках безкоштовного демонстраційного режиму. Потім можна розглянути можливість запуску пілотного проєкту з обраною ERP-системою. Так ви зможете оцінити її реальну ефективність та відповідність потребам бізнесу.
Під час вибору ERP-системи орієнтуйтеся на такі фактори:
- Функціональні можливості. Перший етап вибору ERP-системи – аналіз бізнес-процесів вашої компанії. Це дозволить скласти short list найважливіших функцій. Від цього списку можна відштовхуватися під час вибору ПЗ;
- Гнучкість налаштувань. Для максимальної ефективності важливо, щоб компанія мала змогу налаштувати елементи системи згідно зі своїми індивідуальними потребами (змінити шаблони документів, додати користувацькі поля тощо);
- Можливості інтеграції. Інтеграція ERP-системи зі сторонніми інструментами дозволить максимально розширити її функціональні можливості. Ви зможете надсилати повідомлення, дзвонити, оформляти звіти, експортувати файли та виконувати безліч інших задач прямо в інтерфейсі системи;
- Зручність у використанні. В першу чергу користуватися системою будуть працівники середньої ланки, а не просунуті програмісти. Тому дуже важливо обирати зрозумілий софт зі зручним інтерфейсом. Тоді ви отримаєте готовий робочий інструмент, а персоналу не доведеться вивчати інструкцію на 1000 сторінок, щоб зрозуміти, «що це за кнопка»;
- Масштабованість. Варто завчасно враховувати можливості зростання бізнесу. Переконайтеся, що обраний інструмент може масштабуватися разом з вашою компанією: гнучкість конфігурації, пропускна здатність, технічна підтримка, успішні кейси масштабування системи тощо;
- Технічна підтримка. Дуже важливо мати постійний доступ до технічної підтримки. Технічна підтримка повинна бути професіональною та оперативною, від цього залежить швидкість розв’язання проблемних питань та мінімізація ймовірності простою бізнесу;
- Безпека та стабільність. Програма повинна мати захист конфіденційної інформації від несанкціонованого доступу.
Отже, ERP-система – це сучасне програмне забезпечення для автоматизації бізнес-процесів та управління ресурсами підприємства. Завдяки інтеграції всіх підрозділів компанії до єдиного інформаційного середовища, ви отримаєте комплексне уявлення про всі процеси підприємства: продажі, виробництво, закупівлі, постачання, фінанси, логістика, кадри тощо. Завдяки такому комплексному підходу керівництво матиме доступ до оперативного та ефективного керування процесами, швидкого реагування на зміни ринку.
Завдяки правильному вибору ERP-системи ви отримаєте максимум користі для підприємства, зможете оптимізувати та автоматизувати більшість бізнес-процесів та підвищити ефективність персоналу. В першу чергу необхідно враховувати потреби та особливості конкретної компанії. Розглядайте не лише поточні потреби, а й довгострокові стратегії масштабування бізнесу.
